Avis 20190238 - Séance du 06/06/2019

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 janvier 2019, à la suite du refus opposé par le président de l'université de Lorraine à sa demande de copie du dossier administratif de sa cliente qui ne peut pas se déplacer pour raison médicale, alors que le président de l'université lui en impose la communication par consultation sur place avec une prise de rendez-vous auprès des services de la direction des ressources humaines.

La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En application de ce principe, la commission, qui n'a pas connaissance d'une procédure disciplinaire en cours visant Madame X, émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'université de Lorraine a informé la commission qu'en raison de son volume, le dossier administratif de Madame X était disponible pour une consultation sur place, assortie de la possibilité d'obtenir une copie des éléments sélectionnés, mais que ses services n'étaient en revanche pas en mesure d'accéder à la demande d'envoi d'une copie de celui-ci.

La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents. A cet égard, elle souligne que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.

En l'espèce, la commission estime que le volume des documents à reproduire reste compatible avec le bon fonctionnement des services de l'université de Lorraine et n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Elle invite donc l’administration à procéder à la transmission de cette copie, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à la connaissance de l'intéressée.