La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 18 avril 2019, votre demande de conseil relative au caractère communicable ou consultable, sur demande, de la copie du cahier de doléances, transmis à la préfecture, dans le cadre du grand débat national, contenant à la fois les écrits des citoyens, leurs signatures et parfois leurs noms et adresses.

La commission rappelle qu'à l’initiative du Président de la République, le Gouvernement a engagé, du 15 janvier au 15 mars 2019, un grand débat national sur la fiscalité et les dépenses publiques, l’organisation de l’Etat des services publics, la transition écologique, la démocratie et la citoyenneté, afin de nourrir les réflexions sur l’action du Gouvernement et du Parlement, ainsi que les positions de la France au niveau européen et international. Les maires ont notamment, à cette occasion, ouvert des cahiers de doléances ou « cahiers citoyens », que toute personne se présentant en mairie était susceptible de renseigner.

La commission constate que les observations figurant sur un tel registre résultent d’interventions volontaires dans le cadre d’un débat public permettant de recenser les souhaits des personnes concernées. En formulant de telles observations et en rendant publique leur identité, les contributeurs ont ainsi renoncé à ce qu’elles soient couvertes par le secret de la vie privée.

La commission en déduit que les cahiers de doléances revêtent le caractère de documents administratifs et qu’ils sont dans leur intégralité, y compris la mention des nom, prénom et coordonnées personnelles des contributeurs, communicables à toute personne qui les demande, suivant les modalités définies par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration.

Elle précise qu’à l’inverse, ainsi que le précise la circulaire conjointe des ministres de la transition écologique, de la cohésion des territoires, de la culture et de l’intérieur, adressée au préfet de région et de département le 20 mars 2019 et relative au versement des cahiers aux Archives départementales, lorsque des contributions ont été émises sous la forme de courriers adressés directement aux maires, ces contributions qui ne traduisent pas la volonté de leurs auteurs de les rendre publiques, sont couvertes par le secret de la vie privée de l’article L311-6 du même code.

La commission rappelle, également, que pour pouvoir faire l’objet d’une publication ou d’une diffusion par l’administration, ce document doit satisfaire aux conditions posées au deuxième alinéa de l’article L312-1-2 s’agissant de la protection des données à caractère personnel. Il résulte de ces dispositions que des documents comportant des données personnelles ne peuvent être publiés en ligne que s'ils ont fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes, ou dans les trois hypothèses suivantes :
- si une disposition législative autorise une telle publication sans anonymisation ;
- si les personnes intéressées ont donné leur accord ;
- si les documents figurent dans la liste prévue par l’article D312-1-3 du même code.

Elle en conclut que, en l’état des textes en vigueur, sauf à obtenir l'accord préalable des personnes intéressées, il appartient à l’administration, avant toute publication en ligne des cahiers de doléances, de procéder à l'occultation des données à caractère personnel y figurant.

Enfin, la commission rappelle que les articles L322-2 et R322-3 du code des relations entre le public et l'administration subordonnent la réutilisation d'informations publiques comportant des données à caractère personnel au respect de ces dispositions.