La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 6 juin 2019, votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un usager, de l'organigramme du cabinet du président du conseil départemental, en indiquant l'articulation des dispositions du code des relations entre le public et l'administration (CRPA) et celles du règlement général sur la protection des données (RGPD), sachant que les collaborateurs de cabinet ne sont pas considérés comme des agents publics permanents au regard de leur régime juridique particulier (décret n° 87-1004 du 16 décembre 1987 / article 110 loi n° 84-53).

La commission souligne, en premier lieu, que l'entrée en vigueur du règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) n'a, par elle-même, pas entraîné de modification des dispositions du code des relations entre le public et l'administration relatives au droit d'accès aux documents administratifs comportant des données personnelles, ainsi que le prévoit l'article 86 du RGPD qui dispose que : « Les données à caractère personnel figurant dans des documents officiels détenus par une autorité publique ou par un organisme public ou un organisme privé pour l'exécution d'une mission d'intérêt public peuvent être communiquées par ladite autorité ou ledit organisme conformément au droit de l'Union ou au droit de l'État membre auquel est soumis l'autorité publique ou l'organisme public, afin de concilier le droit d'accès du public aux documents officiels et le droit à la protection des données à caractère personnel au titre du présent règlement ».

Ainsi, si la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition portant sur des données à caractère personnel constitue un traitement de données au sens de l'article 2 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (« loi CNIL ») et de l’article 4 du RGPD et si une administration répondant à une demande d’accès à un document administratif sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration contenant des données de cette nature est regardée comme un responsable de traitement, elle est toutefois dispensée de requérir, ainsi que l'ont déjà relevé la commission d'accès aux documents administratifs et la commission nationale de l'Informatique et des Libertés, le consentement préalable des personnes concernées (conseil n° 20180650 du 13 septembre 2018).

La présence de données à caractère personnel dans un document administratif ne fait donc pas obstacle à sa communication, qui est régie par la seule protection des mentions protégées en application des dispositions des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Pour pouvoir être publié, en revanche, un document administratif doit non seulement, au regard des mentions qu’il contient, être communicable à toute personne, c'est-à-dire ne contenir aucune mention protégée par ces dispositions pour les documents en relevant, soit qu'il n'en contient pas, soit qu'elles ont préalablement été occultées, et satisfaire aux conditions posées au deuxième alinéa de l’article L312-1-2 de ce code s’agissant de la protection des données à caractère personnel. Les documents comportant des données à caractère personnel ne peuvent, en effet, être publiés en ligne que s'ils ont fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes, ou dans les trois hypothèses suivantes :
- si une disposition législative autorise une telle publication sans anonymisation ;
- si les personnes intéressées ont donné leur accord ;
- si les documents figurent dans la liste prévue par l'article D312-1-2 de ce code, au nombre desquels sont, d'ailleurs, mentionnés les organigrammes.

En second lieu, la commission rappelle que les organigrammes nominatifs d'une collectivité territoriale constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, y compris lorsqu'ils portent sur les collaborateurs de cabinet des autorités territoriales relevant des dispositions de l'article 110 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale. Elle vous invite donc à répondre favorablement à la demande de communication dont vous avez été saisi.