La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 30 janvier 2020 votre demande de conseil relative au caractère communicable, par consultation sur place, des documents suivants :
1) les comptes rendus des conseils municipaux ;
2) les dossiers des activités commerciales (contrats avec les tiers exploitants, bilans et comptes de résultat côté municipalité) relatifs au café municipal l'Ovale, au tennis club et au lotissement Bois Lavandier ;
3) le dossier relatif à la téléphonie mobile ;
4) les éléments du dossier complet relatif aux nouvelles portes de la mairie notamment le courrier circonstancié de l'architecte agréé des bâtiments de France qui a imposé ces portes ;
5) le procès-verbal du conseil municipal qui a rejeté la proposition d'adhésion de la ville au label « Ville d'art et d'histoire ».

En premier lieu, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

En conséquence la commission estime que les comptes rendus des conseils municipaux visés aux points 1) et sollicités pour la période courant de mars 2014 à juillet 2018 sont communicables à toute personne en faisant la demande, de même que le procès-verbal du conseil municipal visé au point 5).

Sur le même fondement, la commission considère que le budget annexe au budget principal communal relatif à la gestion du commerce « bar tabac presse l'Ovale » ainsi que celui relatif au lotissement du Bois Lavandier, visés au point 2), que la commission a pu consulter, sont également communicables à toute personne qui en fait la demande.

En deuxième lieu, la commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, les administrations sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, sous réserve des dispositions des articles L311-5 et L311-6 du même code. En outre, aux termes de l'article L311-2, le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés et ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration.

Par conséquent, la commission estime que les autres documents visés aux points 2), qu'elle a pu consulter (contrat de location gérance du « bar tabac presse l'Ovale », convention de mise à disposition des courts de tennis) sont communicables à toute personne en faisant la demande. De même, l'arrêté municipal de non opposition à la demande préalable relative au remplacement partiel des menuiseries extérieures de la mairie est communicable sur le fondement des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, ainsi que l'avis de l'architecte des bâtiments de France émis sur ce projet (point 4).

La commission considère que les documents visés au point 3), dont elle comprend qu'ils consistent en la présentation par le conseil départemental du déploiement de la fibre optique et un dossier déposé à l'Agence numérique, sont communicables à toute personne en faisant la demande, sous réserve, qu'ils aient donné lieu à une décision, et aient ainsi perdu leur caractère préparatoire. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.

Enfin, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.