La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 25 mars 2021 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un tiers, d'une convention de rupture conventionnelle d’un agent titulaire d’une collectivité territoriale et à l'occultation de certaines mentions, notamment celles portant sur le montant de l’indemnité spécifique de rupture conventionnelle.

La commission relève que l'article 72 de la loi du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique instaure, à compter du 1er janvier 2020, une procédure de rupture conventionnelle dans la fonction publique, par laquelle l'administration et un agent public peuvent convenir d'un commun accord de la fin de leur relation de travail. Ce nouveau dispositif, précisé par les décrets n° 2019-1593 et n° 2019-1596 du 31 décembre 2019, ouvre à l'agent le bénéfice d'une indemnité spécifique de rupture conventionnelle (ISRC) dont le montant est précisé dans la convention de rupture dans le respect de montants minimum et maximum fixés selon son ancienneté. Il appartient donc aux parties de fixer ensemble, dans ces limites, le montant de cette indemnité. Des modèles de convention son prévus par un arrêté du 6 février 2020, pris en application du décret précité du 31 décembre 2019.

La commission rappelle sa position constante selon laquelle la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux ou leur façon de servir ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission en déduit que la convention de rupture que vous lui soumettez, qui marque la fin de l'activité d'un agent public, doit être regardée comme un document administratif communicable à des tiers en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, les éléments relevant du secret de la vie privée, à savoir les date et lieu de naissance, les coordonnées personnelles (adresse postale, adresse électronique, téléphone), le solde des congés, des RTT et du compte épargne temps, la mention relative au choix de l'agent de ne pas se faire assister devront être occultés avant communication.

S'agissant du montant de l'IRSC, la commission estime que sa définition, fruit d'une négociation entre les parties au cours d'un entretien pour lequel l'agent peut se faire assister par un conseiller désigné par une organisation syndicale représentative de son choix, prend nécessairement en compte, outre la politique en matière de ressources humaines de l’administration concernée, la situation personnelle de l'agent et sa manière de servir. Elle considère donc, en application des principes rappelés ci-dessus, que cette mention n'est pas communicable à un tiers.

Il est également indiqué que la convention contient en annexe le détail des rémunérations prises en compte pour la définition des montants encadrant l'ISRC. La commission relève que ces rémunérations comprennent le supplément familial de traitement ainsi que les primes et indemnités qu'elles soient liées ou non à la manière de servir. Elle considère que ces éléments de rémunération ne sont communicables qu'après occultation des mentions relatives au supplément familial de traitement et aux primes et indemnités liées à la manière de servir. De même, le montant global des rémunérations n'est pas communicable aux tiers si l'on peut en déduire le montant de ce supplément familial de traitement et de ces primes et indemnités.