Madame X, pour le compte de X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 mai 2022, à la suite du refus opposé par le directeur général de l’agence régionale de santé de La Réunion à sa demande de communication dans le cadre d’une évaluation de l’organisation de l’internat de médecine dans les subdivisions, des éléments suivants recueillis sur toute la subdivision Antilles-Guyane (sauf mention contraire) et pour tous les internes indépendamment de leur diplôme d’études spécialisées (DES) et de leur progression dans les études (sauf mention contraire) et prenant en compte le semestre en cours et le semestre précédent (été 2021 et hiver 2022) :
1) le nombre de droits au remords réalisés, toutes promotions des épreuves « classantes » nationales (ECN) confondues et toutes spécialités confondues, depuis le 3 mai 2021 ;
2) le nombre de droits au remords « élargis » réalisés, toutes promotions ECN confondues et toutes spécialités confondues, depuis le 3 mai 2021 (c’est‐à‐dire lorsqu’un poste s’est retrouvé nouvellement vacant au sens de l’alinéa 2 du IV de l’article 7 de l’arrêté du 12 avril 2017 portant organisation du troisième cycle des études de médecine) ;
3) le nombre de leviers mobilisés par l’agence régionale de santé (ARS) dans la subdivision, depuis le 3 mai 2021, pour des cas de manquements avérés à la réglementation relative aux internes :
a) le nombre de suspension du stage d’un interne et/ou de changement d’affectation en urgence d’un interne en cours de stage (article 17‐1 de l’arrêté du 12 avril 2017 portant organisation du troisième cycle des études de médecine) ;
b) le nombre de suspension ou de retrait d’agrément de terrain de stage (articles 39 et 40 de l’arrêté du 12 avril 2017) ;
c) le nombre de retrait de responsabilité managériale (d’un maître de stage, chef de service, responsable de structure interne ou chef de pôle ; articles R6146‐ 3 et R6146‐5 du code de santé publique) ;
4) le nombre de DES respectant le taux d’inadéquation (7% de postes ouverts en plus ou au moins 2 postes en plus si faible effectif dans le DES) quant au nombre de terrains de stage ouverts aux choix pour les phases socle et d’approfondissement pour la dernière procédure de choix de stage ;
5) les procès‐verbaux des commissions de subdivision formées en vue de l’agrément réunies depuis le 3 mai 2021, s’ils existent.

La commission relève, à titre liminaire, que la présente demande s’inscrit dans le cadre d’une série de demandes portant sur des documents de même nature et ayant le même objet, adressées par le même demandeur à treize agences régionales de santé (ARS). En application de l’article 8 quater C de son règlement intérieur, cette demande a été choisie par la commission pour être examinée lors de sa séance du 23 juin 2022 en partie II, afin de dégager les principes de communication communs aux documents demandés et de procéder à une appréciation des données de fait susceptibles de varier d’un dossier à l’autre. La solution adoptée dans cet avis sera ensuite reprise dans les autres dossiers de la série donnant lieu à un avis de partie III inscrit à la même séance.

En premier lieu, la commission rappelle qu’une demande de communication de documents administratifs qui lui est adressée est déclarée sans objet lorsque l'autorité saisie communique spontanément le document demandé postérieurement à l’enregistrement de la demande ou lorsqu'il résulte des indications fournies par cette autorité que le document demandé n'a jamais existé, a été détruit ou a été égaré.

Elle précise également, à toutes fins utiles, que le refus de communication n’est pas établi et la demande d’avis est déclarée irrecevable, lorsque l’administration saisie d’une demande de communication, communique spontanément dans les délais qui lui sont impartis le document demandé au demandeur.

En second lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393).

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

En application de ces principes, la commission estime que les informations sollicitées aux points 1) à 4) sont communicables sous réserve qu’elles existent en l'état ou soient susceptibles d’être obtenues par un traitement automatisé d’usage courant.
Elle émet donc un avis favorable à la demande sur ces points.

Enfin, s’agissant du point 5) de la demande, la commission considère que les documents sollicités sont communicables, s’ils existent, sous réserve de l’occultation des éventuelles mentions couvertes par un secret protégé en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

Elle émet, par suite, un avis favorable sur ce point.