Madame X, pour le compte de X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 avril 2022, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier universitaire d'Amiens Picardie à sa demande de communication dans le cadre d’une évaluation de l’organisation de l’internat de médecine dans les subdivisions, des éléments suivants recueillis sur toute la subdivision d’Amiens (sauf mention contraire) et pour tous les internes indépendamment de leur diplôme d’études spécialisées (DES) et de leur progression dans les études (sauf mention contraire) et prenant en compte le semestre en cours et le semestre précédent (été 2021 et hiver 2022) :
1) le nombre de visites obligatoires à la médecine du travail du personnel hospitalier (MTPH) du centre hospitalier universitaire (CHU) pour lesquelles tous les internes reçoivent une convocation au cours de leur internat ;
2) la liste des lignes de permanence des soins du CHU (gardes et astreintes) et pour chacune le nombre d’internes inscrits sur cette ligne sur le semestre en cours ;
3) le nombre total de lignes de garde d’internes au CHU et le nombre de lignes de garde d’internes pour lesquelles une chambre de garde existe telle que définie dans l’instruction n° DGOS/RH4/2014/128 du 22 avril 2014 ;
4) le nombre de disponibilités accordées à des internes sur les 2 derniers semestres (depuis le 3 mai 2021) ;
5) le nombre de disponibilités demandées par des internes depuis le 3 mai 2021 ;
6) conformément aux modalités de contrôle du temps de travail des internes définies par l’arrêté du 30 juin 2015 (JORF n° 0157 du 9 juillet 2015), depuis le 3 mai 2021 :
a) combien de terrains de stage d’internes du CHU ont transmis à la direction du CHU un tableau de service nominatif prévisionnel sur le trimestre pour chaque interne, portant l’indication détaillée du temps de travail, de la permanence des soins, des demi‐journées de formation, des congés et absences ?
b) combien de terrains de stage d’internes du CHU ont transmis à la direction du CHU un relevé trimestriel des obligations de services réalisées pour vérifier que les obligations de service réalisées par l’interne sont conformes aux dispositions de l’article R6153‐2 du code de la santé publique, comportant pour chaque interne l’indication détaillée du service ?
c) pour combien de services le non‐excès des obligations réglementaires des internes est‐il vérifié suite à la réception de ce relevé trimestriel des obligations de service réalisé ?
d) pour combien de services la vérification des obligations de service de l’interne est‐elle continue tout au long du stage ?
e) combien de terrains de stage d’interne du CHU respectent la totalité des points ci‐dessus ?
f) combien de terrains de stage d’interne le CHU comportait‐il au total sur cette période ?
7) la commission d'organisation de la permanence des soins (COPS) du CHU a‐t‐elle une activité de veille du respect des dispositions réglementaires relatives au temps de travail des internes au sein de l’établissement, y compris concernant le service quotidien de jour ?
8) la COPS du CHU s’appuie‐t‐elle sur l’analyse des relevés trimestriels des obligations réalisées ?
9) la COPS du CHU présente‐t‐elle un bilan annuel relatif au temps de travail des internes annuellement devant la commission médicale d’établissement (CME), incluant le service quotidien de jour (en plus des gardes et astreintes) ?

La commission relève, à titre liminaire, que la présente demande s’inscrit dans le cadre d’une série de demandes portant sur des documents de même nature et ayant le même objet, adressées par le même demandeur à trente-et-un établissements publics de santé. En application de l’article 8 quater C de son règlement intérieur, cette demande a été choisie par la commission pour être examinée lors de sa séance du 23 juin 2022 en partie II, afin de dégager les principes de communication communs aux documents demandés et de procéder à une appréciation des données de fait susceptibles de varier d’un dossier à l’autre. La solution adoptée dans cet avis sera ensuite reprise dans les autres dossiers de la série donnant lieu à un avis de partie III inscrit à la même séance.

En premier lieu, la commission rappelle qu’une demande de communication de documents administratifs qui lui est adressée est déclarée sans objet lorsque l'autorité saisie communique spontanément le document demandé postérieurement à l’enregistrement de la demande ou lorsqu'il résulte des indications fournies par cette autorité que le document demandé n'a jamais existé, a été détruit ou a été égaré.

Elle précise également, à toutes fins utiles, que le refus de communication n’est pas établi et la demande d’avis est déclarée irrecevable, lorsque l’administration saisie d’une demande de communication, communique spontanément dans les délais qui lui sont impartis le document demandé au demandeur.

En second lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393).

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

En réponse à la demande d’observations qui leur a été adressée, des établissements publics de santé ont fait valoir auprès de la commission que la demande consiste principalement en une demande de renseignements, et que les données demandées, qui ne sont pas facilement accessibles, ne peuvent être extraites par un traitement automatisé d'usage courant mais nécessiteraient de multiples requêtes conduisant à l'établissement d'un nouveau document.

En application de ces principes, la commission ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 6) a) à e), et 7) à 9) de la demande en ce qu’ils portent sur des renseignements.

Elle estime, en revanche, que les informations sollicitées aux points 1) à 5) et 6) f), sont communicables sous réserve qu’elles existent en l'état ou soient susceptibles d’être obtenues par un traitement automatisé d’usage courant.
Elle émet donc un avis favorable à la demande sur ces points.