Madame X, pour le compte de X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 avril 2022, à la suite du refus opposé par le président de la faculté de médecine de l’université de Rouen-Normandie à sa demande de communication dans le cadre d’une évaluation de l’organisation de l’internat de médecine dans les subdivisions, des éléments suivants recueillis sur toute la subdivision de Rouen (sauf mention contraire) et pour tous les internes indépendamment de leur diplôme d’études spécialisées (DES) et de leur progression dans les études (sauf mention contraire) et prenant en compte le semestre en cours et le semestre précédent (été 2021 et hiver 2022) :
1) le nombre de postes de chef de clinique assistant (CCA) et d'assistant des hôpitaux (AH) ouverts depuis le 3 mai 2021 ;
2) le nombre de postes d’années recherche ouverts depuis le 3 mai 2021 ;
3) le nombre de postes de stage hors‐subdivision ouverts depuis le 3 mai 2021 ;
4) le nombre de semestres à l’étranger effectués par des internes depuis le 3 mai 2021 ;
5) le nombre d’heures de formation présentielle proposées à tous les internes sur des thématiques transversales suivantes :
a) management ;
b) communication ;
c) pédagogie ;
d) recherche quantitative ;
e) recherche qualitative ;
f) autre.
6) le nombre de DES pour lesquels des séances d’analyse des pratiques professionnelles sont organisées régulièrement dans le cursus ;
7) l'existence d’une formation de type « école de chirurgie », et à quel moment du cursus elle intervient (au début de l’internat, chaque année, etc.) ;
8) le nombre de DES pour lesquels une formation aux gestes techniques est organisée par l’UFR ;
9) le nombre de DES utilisant de manière régulière dans leur formation un centre de simulation ;
10) le nombre d’internes ayant arrêté leur cursus sur la période considérée ;
11) l’arrêté du 12 avril 2017 prévoit l’établissement d’un rapport pour chaque agrément de stage après une visite du terrain de stage par une équipe mixte, sous l’autorité du directeur de l’UFR :
a) ces rapports sont‐ils établis habituellement dans l'UFR ?
b) le cas échéant, combien ont été établis depuis le 3 mai 2021 ?
c) combien d’agréments ont été ouverts depuis le 3 mai 2021 ?
d) combien d’avis écrits du représentant des internes inscrits dans la spécialité ont‐ils été produits dans le cadre des procédures d’agrément depuis le 3 mai 2021 ?
e) combien de praticiens agréés‐maîtres de stage des universités ont fourni une attestation de formation préparant à l’accueil, à la supervision et à l’évaluation d’un étudiant ?
f) combien d’agréments ont été renouvelés depuis le 3 mai 2021 ?
g) lors d’un renouvellement d’agrément, les relevés trimestriels des obligations de service réalisées par les internes précédemment en stage sont‐ils systématiquement demandés ?
h) si oui, pour combien de terrains de stage ont‐ils été transmis depuis le 3 mai 2021 ?

La commission relève, à titre liminaire, que la présente demande s’inscrit dans le cadre d’une série de demandes portant sur des documents de même nature et ayant le même objet, adressées par le même demandeur à trente-quatre facultés de médecine. En application de l’article 8 quater C de son règlement intérieur, cette demande a été choisie par la commission pour être examinée lors de sa séance du 23 juin 2022 en partie II, afin de dégager les principes de communication communs aux documents demandés et de procéder à une appréciation des données de fait susceptibles de varier d’un dossier à l’autre. La solution adoptée dans cet avis sera ensuite reprise dans les autres dossiers de la série donnant lieu à un avis de partie III inscrit à la même séance.

En premier lieu, la commission rappelle qu’une demande de communication de documents administratifs qui lui est adressée est déclarée sans objet lorsque l'autorité saisie communique spontanément le document demandé postérieurement à l’enregistrement de la demande ou lorsqu'il résulte des indications fournies par cette autorité que le document demandé n'a jamais existé, a été détruit ou a été égaré.

Elle précise également, à toutes fins utiles, que le refus de communication n’est pas établi et la demande d’avis est déclarée irrecevable, lorsque l’administration saisie d’une demande de communication, communique spontanément dans les délais qui lui sont impartis le document demandé au demandeur.

En second lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393)

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

En réponse à la demande d’observations qui leur a été adressée, des facultés de médecine ont fait valoir auprès de la commission que la demande adressée par X aux UFR Santé des universités était en réalité une enquête, devant, à ce titre, être qualifiée comme une demande de renseignements, et non comme une demande de communication de documents administratifs.
Elles soulignent également la charge de travail importante, voire disproportionnée, que nécessite la collecte de ces données qui ne sont pas immédiatement disponibles, et qui implique un travail d'extraction, de compilation, et de computation des données pour répondre aux questions formulées dans cette enquête.

En application de ces principes, la commission ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 6), 7), 9), ainsi que 11) a) et g) de la demande en ce qu’ils portent sur des renseignements.

Elle estime en revanche que les informations sollicitées aux points 1) à 4), 5) a) à e), 8), 10) ainsi que 11) b) à f) et h), sont communicables, sous réserve qu’elles existent en l'état ou soient susceptibles d’être obtenues par un traitement automatisé d’usage courant.
Elle émet donc un avis favorable à la demande sur ces points.

Enfin, la commission considère que le point 5) f) de la demande est formulé de manière trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable.