Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 juillet 2022, à la suite du refus opposé par la maire de Paris à sa demande de communication, par courrier électronique, d’une copie de l'acte de décès de Madame X survenu le X à X sachant que l'administration impose que la demande soit formulée par voie postale ou sur le site internet de l’administration.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la maire de Paris a confirmé son refus en faisant valoir que tous les actes de décès des mairies d’arrondissement parisiennes antérieurs à 1987 ont été numérisés et sont consultables en ligne sur le site Internet des Archives de Paris, à l’adresse suivante : https://etatcivil.paris.fr/deces/jsp/site/Portal.jsp?page=accueil, où ils peuvent être téléchargés et imprimés.

La commission rappelle, à titre liminaire, que les actes de décès sont des documents d’archives publiques en principe librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L213-1 du code du patrimoine. Elle rappelle également que selon ces dispositions, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

La commission rappelle, toutefois, qu’en application du quatrième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, « Le droit à communication ne s'exerce plus lorsque les documents font l'objet d'une diffusion publique ». L'article L300-4 de ce code dispose, en outre, que : « toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé. »

La commission rappelle sa doctrine constante selon laquelle elle déduit de ces dispositions combinées que seule une mise en ligne, par l'administration ou sous son contrôle, et dans des conditions permettant d'en garantir la pérennité, d'un document administratif dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé dès lors qu'elle en dispose déjà ou qu'elle est susceptible d'en disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante, peut être regardée comme une diffusion publique au sens du quatrième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration (avis n° 20191393 du 17 octobre 2019). Elle retient, en particulier, que la mise en ligne de documents administratifs numérisés dans un format de type PDF image ne permettant ni la réutilisation et ni l'exploitation des données fournies par un système de traitement automatisé, ne saurait être regardée comme une diffusion publique (avis n° 20172552 du 21 septembre 2017 et 20195870 du 16 juillet 2020).

La commission saisit l’occasion de cette demande d’avis pour préciser sa doctrine. Elle estime nécessaire, pour apprécier si un document administratif fait l’objet d’une diffusion, de prendre en compte son format initial. En effet, certains documents n’existent à l’origine pas sous forme dématérialisée, mais uniquement en version papier. Ces documents, qui n’ont pas été conçus en vue de leur mise en ligne, ne peuvent en conséquence pas être aisément convertis dans un standard réutilisable et exploitable. La commission rappelle qu’elle considère d’ailleurs de manière constante que l’administration n’est pas tenue de numériser un document disponible en version papier.

Elle estime, dès lors, que lorsque qu’un document présentant ces caractéristiques a été spontanément numérisé par l’administration en vue notamment de sa mise en ligne, il doit être regardé comme faisant l’objet d’une diffusion publique au sens des dispositions précitées, dès lors qu’il est librement accessible sur le site internet de l’administration concernée, où il peut être consulté, téléchargé et imprimé.

Au vu de ces éléments, la commission considère que l’acte de décès sollicité fait l’objet d’une diffusion publique sur le site Internet des Archives de Paris. Elle déclare par suite la présente demande d’avis irrecevable.