Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 janvier 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Trélans à sa demande de copie, par courrier électronique, des documents suivants :
1) les états spéciaux annexés des sections de la commune de Trélans assortis des pièces justificatives de leurs recettes et dépenses depuis 2018 ;
2) la délibération du conseil municipal du 18 décembre 2019 rejetant une demande d'attribution des terres de la section de Noubloux ;
3) toutes délibérations concernant la gestion des biens des sections depuis 2018 ;
4) les factures de Maître X acquittées depuis 2019.

En l'absence de réponse du maire de Trélans à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, qu’aux termes de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission prend en revanche acte de la décision du 8 février 2023, n°452521, par laquelle le Conseil d’État a jugé que s’agissant des budgets et des comptes des communes, le droit de communication qu’instituent les dispositions de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales ne s’étend pas aux pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité qu’il appartient à l’ordonnateur et au comptable public de conserver, en vertu des dispositions de l’article 52 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

La commission considère par conséquent que les états spéciaux annexés mentionnés au point 1) et les délibérations mentionnées aux points 2) et 3) sont communicables sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, tandis que les pièces justificatives des recettes et des dépenses des états spéciaux mentionnées au point 1) et les factures mentionnées au point 4) sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En deuxième lieu, la commission précise que le Conseil d'État a jugé, dans sa décision « Commune de Sète », n° 303814, du 10 mars 2010, complétée par la décision du 17 mars 2022, n° 449620, que si les exceptions au droit d’accès prévues à l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration ne sont pas opposables à une demande présentée sur le fondement des dispositions spéciales de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, l’exercice de ce droit d’accès particulier ne saurait faire obstacle, par principe, à la protection de secrets protégés par la loi sur d’autres fondements, tels que le secret de la vie privée ou le secret industriel et commercial.

Elle émet ainsi un avis favorable à la communication des états spéciaux annexés mentionnés au point 1) et des délibérations mentionnées aux points 2) et 3), sous réserve de l’occultation des éventuelles mentions relevant de tels secrets.

En troisième lieu, la commission émet un avis favorable à la communication des pièces justificatives des recettes et des dépenses des états spéciaux mentionnées au point 1), sous réserve de l’occultation des éventuelles mentions relevant des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, en particulier la vie privée et le secret des affaires.

Pour ce qui concerne enfin les factures mentionnées au point 4), la commission rappelle qu’en vertu du h) du 2° de l’article L311-5, ne sont pas communicables les documents dont la communication porterait atteinte aux autres secrets protégés par la loi. Or, aux termes de l’article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques : « En toutes matières, que ce soit dans le domaine du conseil ou dans celui de la défense, les consultations adressées par un avocat à son client ou destinées à celui-ci, les correspondances échangées entre le client et son avocat, entre l'avocat et ses confrères à l'exception pour ces dernières de celles portant la mention « officielle », les notes d'entretien et, plus généralement, toutes les pièces du dossier sont couvertes par le secret professionnel ». En application de ces dispositions, le Conseil d’État (CE, ass., 27 mai 2005, n° 268565) a jugé que l'ensemble des correspondances échangées entre un avocat et son client, en l’espèce une commune, notamment les consultations juridiques rédigées par l'avocat à son intention, sont des documents administratifs couverts par le secret professionnel. Il résulte également de la jurisprudence de la Cour de cassation que le secret professionnel de l’avocat couvre la convention d'honoraires et les facturations y afférentes (Cass., Civ-1, 13 mars 2008, pourvoi n° 05-11-314). La Cour de cassation a par ailleurs précisé qu’alors même qu’il s’agit de pièces comptables, les factures d’avocat jointes à une correspondance d'avocat sont couvertes par le secret professionnel, sans qu'il y ait lieu d'opérer une distinction entre la correspondance elle-même et les pièces qui s'y trouvent jointes (Cass., Civ, 6 décembre 2016, pourvoi n° 15 14.554).

La commission en conclut, en l’état des informations dont elle dispose, que les factures d’avocat mentionnées au point 4) sont couvertes par un secret protégé par la loi au sens de l’article L311-5 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet par conséquent un avis défavorable sur ce point.

A toutes fins utiles, elle rappelle au maire de Trélans qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.

La commission précise que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

La commission rappelle également que, dans le cas de demande de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.