La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 12 octobre 2023 votre demande de conseil relative à la mise en place par la préfecture de la Seine-Saint-Denis d'un nouveau téléservice sur « demarches-simplifiees.fr » permettant à un usager ou à son mandataire d’obtenir communication du relevé d'information (intégral ou restreint) de son permis de conduire.

Cette demande appelle, de sa part, les observations suivantes.

Pour ce qui concerne en premier lieu la mise en place de cette téléprocédure, la commission vous rappelle qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public.

Toutefois, aux termes de l'article L112-9 du code des relations entre le public et l'administration, « Lorsqu'elle met en place un ou plusieurs téléservices, l'administration rend accessibles leurs modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent au public. / Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice. /Un décret en Conseil d’État détermine les conditions d'application du présent article ». L’article R112-9-2 du même code précise que : « L'administration informe le public des téléservices qu'elle met en place afin que le droit pour celui-ci de saisir l'administration par voie électronique puisse s'exercer. Cette information figure dans les modalités d'utilisation mentionnées au deuxième alinéa de l'article L112-9 et peut en outre être portée à la connaissance du public par tout moyen. / A défaut d'information sur le ou les téléservices, le public peut saisir l'administration par tout type d'envoi électronique. /Les téléservices peuvent prendre la forme d'une téléprocédure ou d'une procédure de saisine électronique, soit par formulaire de contact, soit par une adresse électronique destinée à recevoir les envois du public ». Dans son avis de partie II n°20205170 du 21 janvier 2021, la commission a estimé que ces dispositions générales régissant les échanges avec l'administration et les demandes du public sont applicables aux demandes de communication de documents administratifs formées par voie électronique, dès lors que, ainsi que le prévoit l'article R112-9-2 du même code, l'administration a informé le public des téléservices qu'elle a mis en place et de leurs modalités d'utilisation.

En l’espèce, la commission vous précise, d’une part, que la mise en place d’un téléservice, lorsque les conditions prévues par les articles précités du code des relations entre le public et l'administration sont remplies, a vocation à constituer le seul mode de saisine de l’administration par voie électronique mais n’emporte pas une obligation générale de saisine de l’administration suivant cette voie. Les usagers demeurent ainsi libres de présenter des demandes par la voie postale, voire oralement.

La commission vous invite par conséquent à supprimer la mention sur votre site internet (https://www.seine-saint-denis.gouv.fr/Demarches/Permis-de-conduire/Tout…) selon laquelle les usagers effectuant leur demande par courrier se verront réorientés vers le formulaire en ligne.

D’autre part, la commission prend bonne note des mesures d’information à destination du public sur la téléprocédure en cause que vous avez mises en œuvre sur le site internet de la préfecture comme au travers de la messagerie fonctionnelle préalablement dédiée à cette mission, ainsi que de l’information délivrée aux usagers par vos agents.

Il lui est toutefois apparu, à la date à laquelle elle a consulté votre site internet, que l’information sur l’existence de cette téléprocédure et le lien permettant d’y accéder n’étaient pas aisément accessibles, ne figurant en particulier pas dans la rubrique des démarches accessibles ou uniquement accessibles en ligne. Elle vous suggère par suite de réfléchir à un cheminement moins complexe.

En outre, alors que vous avez précisé que cette téléprocédure était parfaitement accessible au mandataire du titulaire du permis de conduire, le contenu même du formulaire (« commune de votre domicile », « département de votre domicile », « le demandeur atteste sur l’honneur résider dans le département de la Seine-Saint-Denis ») n’apparaît pas adapté à cette hypothèse. La commission relève également que les modalités de connexion présentées pour entreprendre la démarche, soit via un compte FranceConnect ou par défaut, via un compte demarches-simplifiees.fr, ne permettent pas à un mandataire de comprendre que, ainsi que vous l’avez indiqué au cours de l’instruction de votre demande, il lui est en pratique nécessaire de se connecter exclusivement à partir d’un compte demarches-simplifiees.fr.

Elle vous recommande par conséquent de délivrer une information portant spécifiquement sur la présentation de demandes pour le compte de tiers, voire de prévoir un formulaire dédié spécifiquement à de telles demandes.

Pour ce qui concerne en deuxième lieu les justificatifs à produire, la commission a, ainsi que vous le relevez, fixé sa doctrine en dernier lieu dans son avis de partie II n°20221665 du 21 avril 2022.

Elle y a estimé que dès lors que l’article L225-3 du code de la route prévoit que le relevé intégral des mentions relatives au permis de conduire est communicable au titulaire du permis de conduire, il appartient à ce dernier, ou à son mandataire, de produire, à l’appui de sa demande, une copie de son permis de conduire ainsi qu’une copie d’un document d’identité.

C’est par suite à bon droit que ces pièces constituent des justificatifs à joindre obligatoirement dans la téléprocédure que vous avez mise en place.

La commission y a également rappelé que la demande peut être formée, selon les règles de droit commun, par l’intermédiaire d’un avocat qui, en application des dispositions des articles 4 et 6 de la loi du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques, sous réserve des dispositions législatives et réglementaires l'excluant dans les cas particuliers qu'elles déterminent, a qualité pour représenter ses clients devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'il est réputé avoir reçu de ces derniers dès lors qu'il déclare agir pour leur compte (CE, 5 juin 2002, n° 227373) mais également par une personne disposant d’un mandat exprès du titulaire du permis de conduire, dûment justifié.

La commission constate que le mandat constitue dans la téléprocédure que vous avez mise en place une pièce facultative, ce qui est adapté lorsque la demande est présentée par un avocat agissant pour le compte de son client. La commission vous recommande en revanche de rendre obligatoire la fourniture d’un mandat lorsque la demande est formulée pour le compte d’un tiers par une personne n’exerçant pas la profession d’avocat.

Enfin, la commission a précisé dans son avis déjà cité que, dans la mesure où la compétence du préfet en matière de communication du relevé intégral d’informations du permis de conduire est déterminée par le lieu de domiciliation du demandeur, en vertu de l’article R225-6 du code de la route, et où une autorité saisie à tort est tenue de transmettre la demande à l’autorité susceptible d’y répondre, en vertu de l’article L311-12 du code des relations entre le public et l'administration, la préfecture saisie peut, en cas de doute quant à l’identification de l’autorité compétente pour délivrer le relevé intégral d’informations du permis de conduite, légalement exiger du demandeur la délivrance d’un justificatif de domicile.

La commission observe toutefois que le justificatif de domicile constitue, dans la téléprocédure que vous avez mise en place, une pièce obligatoire à joindre en toutes hypothèses. Elle estime que la production du justificatif de domicile devrait constituer une pièce facultative, s’imposant au cas par cas lorsque des circonstances particulières le justifient, d’autant que le demandeur doit par ailleurs attester sur l’honneur résider dans le département de la Seine-Saint-Denis.

En quatrième lieu, la commission prend acte qu’un accusé de réception de la demande transmise via le formulaire demarches-simplifiees est délivré à l’usager, conformément aux dispositions de l’article L112-3 du code des relations entre le public et l'administration. Elle vous suggère de vous reporter, pour le contenu de cet accusé de réception, à l’article R112-5 du même code. La commission prend également note de ce que le téléservice mis en place permet la notification de la décision prise sur la demande de communication dans les conditions prévues par l’article L212-2 de ce code.

Pour ce qui concerne en dernier lieu les modalités de communication du relevé d’information, la commission vous rappelle qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit encore par publication en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6.

La commission vous précise qu’elle déduit toutefois de l’économie du dispositif que le législateur n’a pas entendu exclure d’autres modalités d’accès, adaptées aux nouvelles technologies, lorsque celles-ci présentent pour le demandeur des garanties équivalentes. Dans son avis de partie II n°20215993 du 25 novembre 2021, elle a ainsi estimé que la mise à disposition d’un document sur un espace de stockage sécurisé en ligne, auquel le demandeur peut librement accéder avec un identifiant et un mot de passe et à partir duquel il a la possibilité de télécharger et d’imprimer ce document, s’apparente, par les effets produits, à la transmission d’une copie sous format papier du document, par l’administration.

En l’espèce, selon les informations que vous lui avez fournies, l’usager reçoit, en cas de décision favorable sur sa demande de communication, un message électronique comportant le lien permettant de télécharger le relevé d’information le concernant. La commission estime que cette forme de mise à disposition, dans la mesure où l’usager a la possibilité de télécharger et d’imprimer le relevé d’information qu’il sollicite, présente des garanties équivalentes à la délivrance d’une copie du document ou à la transmission par courrier électronique du document, soit aux modalités de communication prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. La commission souligne néanmoins que pour ce faire, la mise à disposition de l’usager doit être prévue pour une durée suffisante permettant le téléchargement effectif du document, le cas échéant à plusieurs reprises.

Enfin, la commission appelle votre attention sur la nécessité de prendre en compte des circonstances particulières qui feraient obstacle à ce que le demandeur puisse effectivement accéder au relevé d’information qu’il a sollicité (avis n°20215993 du 25 novembre 2021; CE, 30 janvier 2020, n°418797), telles des difficultés de connexion, la corruption ou la péremption du lien de téléchargement.