Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le recteur de l'académie de Versailles à sa demande de communication des mails professionnels reçus et envoyés par son client à partir de sa messagerie professionnelle Pronote dans le cadre de ses fonctions d'agent public du rectorat de Versailles de X.

1. En ce qui concerne la notion de documents administratifs :

En l'absence de réponse du recteur de l'académie de Versailles à la date de sa séance, la commission rappelle qu’aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. / (…) ».

La commission en déduit que les courriers électroniques, détenus ou reçus par les agents publics dans le cadre de leurs missions sur leurs terminaux professionnels (téléphones portables, tablettes, ordinateurs), ce qui exclut les messages identifiés comme étant personnels, constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions (avis n° 20184184 du 6 décembre 2018).

En l’espèce, la commission relève que la messagerie interne Pronote, utilisée dans les établissements scolaires, est destinée à l’échange de messages entre les différents membres de la communauté éducative. Eu égard à la finalité et aux fonctionnalités de cet outil, la commission estime que la demande tend à la communication de messages de nature professionnelle, constituant par suite des documents administratifs au sens des dispositions précitées.

2. En ce qui concerne les principes de communication :

Comme elle l'a indiqué dans son avis n° 20184184 du 6 décembre 2018, la commission considère que ces documents administratifs, s’ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, dans le respect des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation de ces derniers ou disjonctions des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 du même code.

La commission précise, en particulier, que lorsque le demandeur n’est pas la personne intéressée au sens de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, entendue au premier chef comme la personne directement concernée par le document, les informations dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, celles qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable autre que le demandeur, et celles qui font apparaître le comportement d'une tierce personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, doivent être préalablement disjointes ou occultées en application de l’article L311-7 du code précité.

A cet égard, la commission estime qu’un agent public ne dispose pas, après la cessation des fonctions ayant justifié cette mise à disposition, de la qualité de personne intéressée au sens de l’article de l’article L311-6 à l’égard de la boîte professionnelle mise à sa disposition par l’administration. Il peut en revanche se prévaloir, comme tout administré, des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration pour obtenir communication de ces courriers électroniques.

La commission émet en conséquence un avis favorable à la communication des documents demandés au conseil de Monsieur FEKI, sous réserve de l’occultation préalable des mentions se rapportant à des tiers, protégées par l’article L311-6 du code précité.