Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 janvier 2024, à la suite du refus opposé par le maire de Mérial à sa demande de communication des documents suivants relatifs aux élections municipales de 2020 et à la liste des mouvements entre le 29 mai 2021 et le 19 mars 2022 :
1) le registre des procurations tenu lors de l'élection municipale de mars 2020 ;
2) le projet de décision de radiation de la liste électorale tel qu'il fût adressé par le maire de Mérial à :
a) X née le X ;
b) X née le X ;
c) X née le X ;
d) X né le X ;
e) X né le X ;
f) X né le X ;
g) X né le X ;
h) X né le X ;
i) X née le X ;
j) X né le X ;
k) X née le X ;
l) X née le X ;
m) X né le X ;
3) les observations motivées adressées en réponse par l'électeur concerné par le projet de radiation du maire de Mérial et émanant des personnes citées au 2) ;
4) la lettre motivée portant notification de la radiation d'office de la liste électorale adressé par le maire de Mérial aux personnes citées au 2).

Pour ce qui concerne en premier lieu le point 1) de la demande, la commission relève qu’aux termes de l’article R76-1 du code électoral, le maire tient à disposition de tout électeur un registre des procurations extrait du répertoire électoral unique, y compris le jour du scrutin, mentionnant :
- les noms et prénoms du mandant et du mandataire ;
- les nom, prénom et la qualité de l'autorité qui a établi la procuration ainsi que la date et le lieu de son établissement ;
- la durée de validité de la procuration.

A titre liminaire, la commission rappelle que l’article L342-1 du code des relations entre le public et l’administration lui confère compétence pour émettre des avis lorsqu'elle est saisie par une personne à qui est opposé un refus de communication d'un document administratif, d’une archive publique ou d’un document ou d’une information régi par l’un des régimes énumérés à l’article L342-2 du même code. Au nombre de ces régimes figurent, au 4° de cet article L342-2, les dispositions du code électoral relatives au registre des procurations.

Revenant sur sa doctrine antérieure, la commission se déclare par suite compétente pour se prononcer sur une demande de communication du registre des procurations prévu à l’article R76-1 du code électoral.

Ensuite, après avoir pris connaissance des observations du maire de Mérial, la commission considère, d’une part, que ces dispositions, qui ont pour objet de concourir à la libre expression du suffrage, ouvrent au profit de tout électeur, régulièrement inscrit sur une liste électorale, le droit d’accès au registre des procurations, sans que ce droit ne soit réservé aux seuls électeurs de la commune (Conseil constitutionnel, n°81-937 AN, du 5 novembre 1987). La commission précise, dans le silence des textes, que la preuve de la qualité d’électeur peut se faire par tout moyen, sans qu’il y ait lieu d’exiger la production d’un titre d’identité ou de la carte d’électeur. Elle considère qu’une attestation sur l’honneur peut suffire, dès lors que le demandeur produit les éléments permettant à l’administration de vérifier l’effectivité de son inscription sur une liste électorale, à savoir ses nom et prénom et le nom de la commune où il allègue être inscrit.

D’autre part, la commission estime que les dispositions de l’article R76-1 du code électoral doivent être lues de manière combinée avec celles de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, selon lesquelles le droit d’accès aux documents administratifs s’exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé en application de l’article L311-6.

Par conséquent, la commission en déduit que la copie du registre des procurations que le maire doit tenir à disposition en vertu de l’article R76-1 du code électoral est librement communicable à tout électeur qui en fait la demande.

En l’espèce et à la condition que la qualité d’électeur de Monsieur X soit établie, selon les modalités qui ont été exposées, la commission émet dès lors un avis favorable sur le point 1) de la demande.

Elle note enfin qu’en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Mérial a précisé ne pas être en possession du registre des procurations tenu lors de l'élection municipale de mars 2020, qui a été organisée par la sous-préfecture. Elle précise qu’il lui appartient alors, en vertu du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce le préfet, et d’en aviser Monsieur X.

Pour ce qui concerne en second lieu les points 2) à 4) de la demande, la commission relève qu’en vertu du III de l’article L16 du code électoral, lorsqu'une personne déjà inscrite dans le répertoire électoral unique s'inscrit comme électeur dans une nouvelle commune ou circonscription consulaire, l'Institut national de la statistique et des études économiques met à jour ce répertoire en ne retenant que la dernière inscription de cet électeur et en informe les maires des communes concernées. Conformément à l’article R13 du même code, une telle radiation d’office fait l’objet d’une publicité par la commune sous la forme d’un tableau extrait du répertoire électoral unique par le maire.

En l’espèce, le maire de Mérial a informé la commission que les documents mentionnés aux points 2) à 4) de la demande n’existent pas dans la mesure où les radiations d’office des électeurs cités par le demandeur résultent de leur inscription comme électeur dans une nouvelle commune et non d’une radiation prononcée par le maire au terme d’une procédure contradictoire dans les cas prévus par l’article L18 du code électoral.

La commission déclare dès lors la demande d’avis sans objet sur les points 2) à 4) de la demande.