Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 octobre 2024, à la suite du refus opposé par le président du conseil exécutif de la collectivité territoriale de Martinique à sa demande de communication des procès-verbaux, conformément aux dispositions de l’article L7222-14 du code général des collectivités territoriales, de chaque séance plénière de l'organe délibérant tenue depuis le 1er juillet 2022, incluant l'ordre du jour de la séance, les délibérations adoptées, les rapports au vu desquels elles ont été adoptées, les demandes de scrutin particulier, le résultat des scrutins précisant le nom des votants et le sens de leur vote, la teneur des discussions au cours de la séance.

En l’absence de réponse du président du conseil exécutif de la collectivité territoriale de Martinique à la demande qui lui a adressée, la commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales tirent, en cette qualité, de textes particuliers. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que ces derniers puissent se prévaloir du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions exercées ou des mandats détenus.

En premier lieu, la commission relève que l’article L7222-14 du code général des collectivités territoriales, dans sa rédaction issue de l’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021, dispose que : « Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par un des secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le président et le secrétaire. / Il contient la date et l'heure de la séance, les noms du président, des membres de l'assemblée présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance, le quorum, l'ordre du jour de la séance, les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées, les demandes de scrutin particulier, le résultat des scrutins précisant, s'agissant des scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote, et la teneur des discussions au cours de la séance./ Dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté, le procès-verbal est publié sous forme électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet de la collectivité et un exemplaire sur papier est mis à la disposition du public. (…) ».

La commission précise qu’elle n’a pas reçu compétence pour se prononcer sur l’application de ces dispositions, pas davantage que sur celle des dispositions de l’article L7222-18 du code général des collectivités territoriales, auxquelles l’article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration ne renvoie pas.

En deuxième lieu, la commission comprend que le demandeur, faute de mise en ligne des procès-verbaux dans les conditions prévues par l’article L7222-14 du code général des collectivités territoriales, demande la communication de ces procès-verbaux. Elle considère qu’il doit être regardé comme en demandant la communication sur le fondement du droit d’accès aux documents administratifs organisé par le livre III du code des relations entre le public et l'administration.

Elle estime que les procès-verbaux des séances de l’assemblée de la collectivité territoriale de Martinique constituent des documents administratifs communicables à toute personne en faisant la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.

En troisième lieu, la commission relève que la demande tend expressément à la communication des procès-verbaux des séances plénières incluant « l'ordre du jour de la séance, les délibérations adoptées, les rapports au vu desquels elles ont été adoptées, les demandes de scrutin particulier, le résultat des scrutins précisant le nom des votants et le sens de leur vote, la teneur des discussions au cours de la séance ».

Elle souligne à cet égard que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication d'établir un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393).

Par conséquent, la commission estime que les procès-verbaux des séances plénières existants sont communicables à toute personne en faisant la demande. En revanche, le code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à la collectivité territoriale de la Martinique d’élaborer des procès-verbaux comportant l’ensemble des mentions prévues par l’article L7222-14 du code général des collectivités territoriales pour répondre à la demande, s’ils ne peuvent pas être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant.

Elle émet dès lors un avis favorable à la demande, dans cette mesure et sous cette réserve.