Gestion des agents publics

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La gestion de leurs agents, quel qu’en soit le statut, fonctionnaires, militaires ou agents contractuels, conduit les autorités soumises au titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration (État, collectivités territoriales, EPCI, CCI, offices HLM, etc.) à produire et détenir une grande variété de documents administratifs.

Au regard des règles fixées par le code, le régime de communication de ces documents varie essentiellement selon leur contenu, et selon que la demande est faite par l’agent lui-même ou par un tiers. En effet, le contenu de ces documents peut souvent révéler la vie privée des agents ou une appréciation ou un jugement de valeur sur les personnes, protégés par l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).

La communication à l’agent intéressé

De même que le statut de la fonction publique prévoit que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel », il découle de l’article L. 311-6 du CRPA qu’un agent peut obtenir la communication de tous les documents produits par l’administration à son sujet.

L’« intéressé » au sens de cette disposition est la personne dont il est question dans le document demandé. Cette définition doit cependant être nuancée : en effet, une personne qui fait l’objet d’une lettre de dénonciation ou de signalement émanant d’une personne privée est considérée comme un tiers à l’égard de ce document, et non comme l’« intéressé » ; l’« intéressé » dans cette hypothèse est l’auteur de la lettre, ce document révélant de sa part un comportement dont la divulgation serait susceptible de lui nuire.

Si un document contient des informations sur plusieurs agents, touchant à leur vie privée ou reflétant une appréciation portée sur eux, il peut être communiqué à chacun d’eux après occultation des mentions relatives à ses collègues, sauf si ces occultations dénaturent complètement le document, faisant perdre tout intérêt à sa communication.

L’administration peut reporter la communication d’un document s’il est inachevé ou préparatoire à une décision (exceptions de l’article L. 311-2 du CRPA).

Cependant, s’agissant des pièces de nature médicale (dossier médical, rapports d’expertise…), le caractère préparatoire du document ne saurait être invoqué pour refuser, même temporairement, la communication à l’intéressé. En effet, le droit à l’information médicale de la personne, affirmé par l’article L. 1111-7 du code de la santé publique, prime sur toute autre considération.

La CADA s’estime incompétente pour intervenir lorsque la demande de communication est faite par l’agent dans le cadre d’une procédure disciplinaire à son encontre qui suspend provisoirement l’application du titre Ier du livre III.

La communication aux tiers

L’accès des tiers est possible lorsque les documents ne font état que de la situation statutaire et objective de l’agent (fonctions, adresse administrative, indice …), en dehors de toute considération liée à sa personne ou à sa manière de servir. Dans les faits, cet accès se trouve souvent limité par la nécessité de soustraire à leur curiosité les éléments de vie privée et d’appréciation le concernant.

Cependant, dans certains cas, des textes spécifiques leur ouvrent un accès beaucoup plus étendu.

Ainsi, le régime de communication d’un arrêté ne sera pas le même selon l’administration qui en est l’auteur :

• si l’arrêté émane d’un service de l’État (ministère, préfecture ou autre), c’est le titre Ier du livre III du CRPA qui s’applique. Il s’ensuit que l’arrêté ne peut donc être communiqué à un tiers qu’après occultation des mentions protégées par l’article L. 311-6.
• si, en revanche, l’arrêté émane d’une collectivité territoriale ou d’un établissement public territorial ou de coopération intercommunale, c’est alors l’article correspondant du code général des collectivités territoriales qui s’applique (l’article L. 2121-26 pour les communes). Depuis la décision « Commune de Sète » du Conseil d’État du 10 mars 2010 n° 303814, la commission considère que les arrêtés municipaux comportant des appréciations d’ordre individuel sur les agents ne sont pas communicables. Alternativement, la Commission estime que la collectivité peut, si le demandeur le souhaite ou si l’occultation des mentions nominatives ne permettait pas de garantir l’anonymat, maintenir ces mentions mais occulter l’ensemble des appréciations d’ordre individuel (par exemple, le montant des primes variables allouées et le montant total de sa rémunération, qui permet de déduire la première information). Cette formule permet au demandeur d’avoir accès aux informations communicables des arrêtés nominatifs.

Enfin, il convient de rappeler que la CADA n’est pas habilitée à se prononcer sur les droits particuliers des représentants du personnel ou des syndicats, qui relèvent de textes spécifiques, n’entrant pas dans son champ de compétence.

Les documents contenant des informations sur plusieurs agents

Les documents contenant des informations sur un seul agent