La demande initiale faite à l’administration doit être formulée de façon suffisamment précise et explicite pour que celle-ci puisse identifier les documents à transmettre.

Le choix des modalités de communication, revient selon les termes de l’article L.311-9 du CRPA, au demandeur. Cette liberté de choix, s’exerce toutefois dans la limite des possibilités techniques de l’administration sollicitée.

Plusieurs éléments sont pris en compte pour définir les modalités de communication. 

Le format du document

La Commission considère que le code des relations entre le public et l’administration (CRPA) ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique des documents qui n’existeraient pas sous format numérique. L’administration n’a pas l’obligation de numériser un document disponible en version papier.

Par ailleurs, le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document. Dans certains cas, la consultation peut être préférable à la production d’une copie et dans d’autres cas, la consultation peut présenter un risque de détériorer le document. Le mode de transmission des documents doit tenir compte de ces contraintes.

La consultation des documents

Dans le cas d’une simple consultation, l’administration peut définir les horaires d’accès ou organiser les rendez-vous entre ses services et les demandeurs.

Lorsque la demande porte sur un nombre de documents particulièrement important, l’administration est en droit de proposer une consultation sur place, suivie de la délivrance de photocopies des documents qui auront été sélectionnés à cette occasion.

À noter : 

En vertu du quatrième alinéa de l’article L. 311-2 du code des relations entre le public et l’administration, les documents faisant l’objet d’une diffusion publique échappent à l’obligation de communication instituée par ce texte, puisque les citoyens sont censés pouvoir se les procurer par leurs propres moyens.

Les frais de mise à disposition d’un document administratif

La consultation sur place ou la publication en ligne de documents administratifs sont gratuits. En revanche, l'administration peut exiger le paiement des frais exposés pour la reproduction et l'envoi de documents administratifs.

L’article R. 311-11 du code des relations entre le public et l’administration précise que « Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ».

Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 :

  •  0,18 euro la page en format A4
  • 1,83 euro pour une disquette
  • 2,75 euros pour un cédérom

L’article R. 311-11 précise que « l’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ».

À la suite d’une décision de la CJUE du 26 octobre 2023 n° C-307/22, rendue sur le fondement du RGPD, le code de la santé publique a été modifié par un décret n°2023-1426 du 30 décembre 2023 pour supprimer à l’article R. 1111-2 la phrase qui prévoyait que les frais de copies du dossier médical pouvaient être mis à la charge du demandeur : 

« À son choix, le demandeur obtient du professionnel de santé ou de l'établissement de santé communication des informations demandées, soit par consultation sur place, avec, le cas échéant, remise de copies de documents, soit par l'envoi de copies des documents.»