Désigner une personne responsable de l'accès aux documents administratifs et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques (PRADA)
L’article L.330-1 du CRPA dispose : « Les administrations mentionnées à l'article L. 300-2 sont tenues de désigner une personne responsable de l'accès aux documents et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques, dans les cas prévus par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission d'accès aux documents administratifs. Ce décret détermine également les conditions de cette désignation. »
Cette obligation prévue par le livre III du code concerne les autorités administratives suivantes :
- Les ministres et les préfets pour les services placés sous leur autorité ;
- Les communes de dix mille habitants ou plus, même si elles font partie d’une communauté de communes ; dans ce cas, la personne désignée par la commune peut être la même que celle désignée par la communauté de communes ;
- Les départements, les régions et la collectivité territoriale de Corse ;
- Les établissements publics de coopération intercommunale regroupant une population de dix mille habitants ou plus (syndicats de communes, districts, communautés de ville, communautés urbaines...) ;
- Les établissements publics nationaux et locaux, les autres personnes de droit public et les personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public qui emploient au moins deux cents agents : centres hospitaliers, bureaux d’aide sociale, caisses d’assurance maladie ou caisses de retraites, offices publics d’habitations à loyer modéré, offices du tourisme...
Les modalités de désignation de la personne responsable
Pas de formalisme strict...
Le code n’impose pas une procédure particulière pour la nomination de la personne responsable (article R.330-3).
La nomination peut donc être faite selon les règles ou usages propres à l’organisme lorsqu’il s’agit d’attribuer une fonction ou une mission à une personne donnée.
Elle doit cependant donner lieu à un acte de désignation qui comporte les mentions précisées au 2e alinéa de l’article R. 330-3 du CRPA, c’est-à-dire les noms, prénoms, profession et coordonnées professionnelles de la personne responsable ainsi que la désignation et les coordonnées de l’autorité qui l’a désignée.
Dans les ministères la désignation se fait en règle générale par des arrêtés, et plus souvent par délibérations dans les collectivités territoriales.
... mais un devoir de publicité
La désignation de la personne responsable doit être portée à la connaissance des administrés selon les modalités les plus appropriées. En particulier, la publicité de cette nomination doit être faite, si l’administration dispose d’un site Internet, par la mise en ligne sur son site (articles R. 312-3 à R. 312-6).
La CADA doit également en être informée dans un délai de quinze jours suivant la nomination d’une nouvelle PRADA.
Enfin, il paraît aussi souhaitable de veiller à ce que la nomination de la personne responsable soit connue de l’ensemble des services de l’administration qui l’a désignée, et à cet effet qu’elle soit mentionnée dans le support d’information interne existant (lettre d’information, intranet, note de service...). Cela est d’autant plus nécessaire que la structure administrative est complexe.
Qui désigner ?
L’autorité habilitée au sein de l’organisme doit désigner la personne qu’elle estime la plus à même d’exercer la mission qu’elle lui confie, décrite à l’article R.330-4 et précisée ci-dessous. La compatibilité de la mission avec les fonctions exercées, les compétences, la place occupée dans la structure administrative et la disponibilité devraient guider l’autorité administrative dans le choix de la personne responsable.
La personne désignée est normalement un agent de la collectivité, mais aucune disposition n’interdit qu’elle soit un élu. Elle peut être, par exemple, celle qui aura reçu délégation de signature pour prendre la décision d’acceptation ou de refus de communication des documents demandés.
La désignation de deux personnes chargées de ces fonctions, à savoir un titulaire et un suppléant, n’apparaît pas contraire aux dispositions du titre III du code précité.
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